ГЛОССАРИЙ · Проекты
Управление проектами: что это такое простыми словами
Управление проектами — это умение довести до результата разовую работу с понятной целью, сроком и бюджетом, в которой участвуют люди из разных отделов. Руководителю оно нужно потому, что почти всё, что меняет компанию, делается проектами: запуск продукта, переезд склада, внедрение учётной системы.
Чем проект отличается от текущей работы
У проекта есть начало, конец и результат, который делают один раз. Ежедневная отгрузка заказов — это процесс, открытие нового склада уже проект. Процесс улучшают и регламентируют, проект планируют и закрывают. Путаница стоит дорого: если открытие склада вести между делом как обычную работу, оно растягивается на год, а если превратить ежедневную отгрузку в проект, возникает бюрократия без пользы.
Ещё одно отличие в людях. В процессе каждый знает свою роль, а в проекте собирается временная кросс-функциональная команда из сотрудников, у которых есть и основная работа. Отсюда главный источник конфликтов: линейный начальник и руководитель проекта тянут одного человека в разные стороны.
Из чего состоит проектный менеджмент
Классическая основа — треугольник из содержания, сроков и бюджета. Поменять один угол, не задев остальные, нельзя: добавили функции в продукт, значит, выросли срок или деньги. Руководитель проекта держит этот баланс и вовремя сообщает заказчику, чем придётся пожертвовать.
Вокруг треугольника выстроены практические вещи. Устав проекта фиксирует цель, границы, заказчика и критерии успеха. План разбивает работу на задачи с ответственными и сроками, часто в виде диаграммы Ганта. Реестр рисков описывает, что может пойти не так. Регулярный статус показывает отклонения от плана. Для этого в российских компаниях используют Битрикс24, Яндекс Трекер или обычную таблицу, инструмент тут вторичен.
Школ несколько. Каскадный подход планирует проект целиком заранее и подходит для стройки или запуска оборудования. Гибкие методы вроде Scrum режут работу на короткие циклы и годятся там, где требования меняются по ходу, например в разработке цифровых продуктов.
Почему проекты срывают сроки
Чаще всего проект ломается ещё до старта, на постановке. Цель сформулирована как «внедрить CRM» без измеримого результата, у проекта нет одного заказчика с правом решения, а руководителем назначен человек, у которого на это нет ни времени, ни полномочий. Такой проект обречён тихо дрейфовать.
Вторая причина в перегрузке. Компания одновременно ведёт двадцать проектов силами тех же десяти человек, и каждый движется со скоростью одного часа в неделю. Честнее остановить половину, чем тянуть все. Решение о том, какие проекты брать в работу, принимает собственник или проектный офис, руководителю отдельного проекта такой выбор не по силам.
С чего начать в своей компании
Начните с перечня всех идущих проектов на одном листе: цель, заказчик, руководитель, срок, бюджет, статус. Уже этот список обычно показывает дубли, брошенные инициативы и людей, которые числятся в пяти командах сразу. Дальше нужен простой ритм, например короткий разбор статусов раз в две недели с решениями по отклонениям. Для каждого проекта назначьте заказчика из числа руководителей, у которого есть право решать вопросы денег и сроков. Проект без такого человека лучше не начинать вовсе.
Когда проектов становится много, есть смысл завести проектный офис, который ведёт портфель целиком и следит, чтобы ресурсов хватало на главное. Как выстроить его без лишней бюрократии, мы разбирали в статье о проектном офисе.
Частые вопросы
Проектный менеджмент и управление проектами — одно и то же?
Да, это синонимы. Английское project management прижилось в русском языке в обоих вариантах, а также в виде кальки «проект-менеджмент».
Что такое управление проектной деятельностью?
Это управление всеми проектами компании как единым портфелем. Здесь решают, какие проекты запускать, как делить между ними людей и деньги и какие закрывать. Обычно этим занимается проектный офис или собственник вместе с топ-командой.
Кто отвечает за проект?
Руководитель проекта отвечает за то, чтобы результат был получен в срок и в бюджете. Заказчик отвечает за цель и принимает главные решения по содержанию. Если эти роли совмещены в одном человеке или размыты между несколькими, проект теряет управляемость.
Хотите разобрать, как это устроено у вас?
Обсудить задачу →