ГЛОССАРИЙ · Операции и процессы
IDEF: что это такое и зачем нужна методология
IDEF — это семейство методологий, которые описывают устройство работы организации или системы строгими диаграммами по единым правилам. Чаще всего под IDEF имеют в виду IDEF0, нотацию функционального моделирования, где каждая функция изображается прямоугольником со стрелками входов, выходов, управления и механизмов. Руководителю она нужна, чтобы увидеть компанию целиком на одном листе и понять, где работа держится на правилах, а где на конкретных людях.
Расшифровка и происхождение IDEF
Методологию разработали в США для программы ВВС по компьютеризации промышленности, которая называлась ICAM. Отсюда первоначальная расшифровка ICAM Definition, позже её стали читать как Integration Definition. В основу IDEF0 легла методика структурного анализа SADT, которую предложил Дуглас Росс.
Семейство включает больше десятка нотаций, но на практике живут три. IDEF0 описывает функции и связи между ними, IDEF3 описывает последовательность действий в процессе, IDEF1X описывает структуру информации при проектировании учётных баз. В российских компаниях IDEF0 долго была одной из основных нотаций для описания процессов: её поддерживали популярные программы моделирования, а консультанты применяли её при внедрении учётных систем и систем качества.
Как устроена диаграмма IDEF0
Каждая функция рисуется прямоугольником и называется глаголом: «закупить сырьё», «отгрузить заказ». Стрелки подходят к прямоугольнику с четырёх сторон, и у каждой стороны свой смысл. Слева входит то, что функция перерабатывает, справа выходит результат, сверху приходит управление, то есть правила, планы и нормативы, а снизу подходят механизмы, то есть люди, оборудование и программы, которые выполняют работу. Название функции и подписи стрелок должны быть понятны без пояснений, иначе схему сможет читать только её автор.
Модель строится сверху вниз. Сначала вся деятельность компании изображается одним прямоугольником, затем он раскрывается в несколько функций следующего уровня, каждая из них снова раскрывается, и так до нужной детализации. Правила методологии советуют держать на одной диаграмме от трёх до шести блоков, поэтому модель остаётся читаемой на любом уровне. Это та же декомпозиция, только нарисованная по строгим правилам.
Допустим, на диаграмме отдела закупок у функции «выбрать поставщика» сверху стоит стрелка «положение о закупках», а снизу только «менеджер по закупкам». Такая картинка сразу показывает риск: решения на условные сотни миллионов рублей в год держатся на одном человеке, а правило выбора существует на бумаге.
IDEF0, IDEF3 и BPMN: что выбрать
IDEF0 отвечает на вопрос, что делает компания и что для этого нужно, но плохо показывает порядок действий и время. Для последовательности шагов есть IDEF3, однако сегодня эту задачу чаще решают нотацией BPMN, которую понимают и аналитики, и разработчики учётных систем. Схема в BPMN ближе к тому, как сотрудник видит свою работу: событие, действие, развилка, передача другому участнику.
Разумная связка выглядит так: верхние уровни описать в IDEF0, чтобы увидеть функции, ответственность и ресурсы, а конкретные бизнес-процессы нижних уровней рисовать в BPMN. Главная ошибка проектов описания в том, что модель рисуют ради модели. Сотни диаграмм, которые никто не открывает после сдачи проекта, ничего не меняют в работе. Схема нужна, чтобы найти дублирование, разрывы и узкие места, а потом поправить сам процесс.
Перед тем как заказывать описание процессов, стоит сформулировать вопрос, на который модель должна ответить: где теряются сроки, кто за что отвечает, что автоматизировать в первую очередь. Модель без такого вопроса разрастается без конца и устаревает раньше, чем её дорисуют.
Частые вопросы
IDEF это стандарт или программа?
Это методология, набор правил построения диаграмм. Рисовать по ней можно в специализированных системах моделирования, например в Business Studio или erwin Process Modeler, и даже на бумаге. Программа лишь помогает соблюдать правила и связывать уровни модели между собой.
Чем IDEF0 отличается от блок-схемы?
Блок-схема показывает порядок шагов, а IDEF0 показывает функции и то, что на них влияет. Стрелка между блоками в IDEF0 означает, что результат одной функции нужен другой, и ничего не говорит о порядке действий во времени. Поэтому по диаграмме IDEF0 нельзя прочитать, сколько длится процесс.
Нужна ли IDEF небольшой компании?
Чаще нет. Компании на несколько десятков человек обычно хватает простой схемы основных процессов и понятного регламента с распределением ответственности. IDEF0 окупается там, где много подразделений, длинные цепочки согласований и впереди внедрение крупной учётной системы.
Хотите разобрать, как это устроено у вас?
Обсудить задачу →